Quản trị viên, nói chung, tham gia vào một bộ máy chức năng để cùng đạt được các mục tiêu của tổ chức. Những chức năng quản trị là: Hoạch định, Tổ chức thực hiện, Điều khiển - Chỉ Huy, Kiểm tra - Giám sát và Điều chỉnh. Ngày nay, rất nhiều nghiên cứu xoay quanh các chức năng của Quản trị, và nó có thể tóm lược thành năm chức năng cơ bản và quan trọng: Hoạch định, Tổ chức thực hiện, Điều khiển - Chỉ Huy, Kiểm tra - Giám sát và Điều chỉnh.

Vậy quản trị có các chức năng sau:

Hoạch định [1]

Trong bốn cốt lõi của quản trị, thành tố Hoạch Định Chiến Lược đóng vai trò quyết định.

Bởi vì chiến lược là con đường, đi sai đường thì tổ chức chắc chắn là không thể tồn tại được. Còn nếu chiến lược đúng, mà ba cốt lõi kia làm chưa tốt, thì vẫn có thể đến đích được, chỉ có điều là nó sẽ chậm hơn mà thôi.

Người ta thường nhầm lẫn hay khó phân biệt giữa hai khái niệm: Chiến lược & Chiến thuật.

Một cách đơn giản nhất: Chiến lược là con đường sẽ đi, còn chiến thuật là cách đi ở trên con đường đó. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ & siêu nhỏ ở Việt Nam lại quá chú trọng vào chiến thuật mà không để ý đến chiến lược, thậm chí còn không định hình về nó trong bản kế hoạch của công ty.

Các cấp chiến lược

Có ba cấp chiến lược cần phải hoạch định bao gồm;

• Chiến lược cấp công ty:

Trả lời cho câu hỏi: Chúng ta ở đâu trong ngành? Đây là hoạt động thiết lập con đường cho các đơn vị kinh doanh trong một công ty.

Mô hình thường sử dụng để phân tích là Ma trận BCG

• Chiến lược cấp kinh doanh (chiến lược cạnh tranh:

Trả lời cho câu hỏi: Chúng ta cạnh tranh như thế nào? Đối với việc cạnh tranh, có ba chiến lược cốt lõi bao gồm:

Chiến lược chi phí thấp - chiến lược khác biệt hoá - chiến lược tập trung

• Chiến lược cấp chức năng:

Chiến lược cấp chức năng bao hàm các nội hàm: Chiến lược Tài chính, Marketing, Nhân Sự, Rủi ro, …

Quy trình hoạch định chiến lược

Hoạch định chiến lược là một quy trình đi qua ba giai đoạn như sau:

1. Định vị nguồn lực: Đầu tiên, phải xác định được nguồn lực hiện tại của mình như thế nào. Về mặt nguồn lực, đối với chủ thể là doanh nghiệp, cần phải xác định được hai điểm sau đây:
   • Yếu tố định lượng: Dựa vào bảng cân đối kế toán (Tài sản)
   • Yếu tố định tính: Chất lượng cổ đông - Chất lượng nhân sự - Hệ thống quản trị - Văn hoá công ty - Thương hiệu công ty. Trong đó, chú ý rằng yếu tố định tính chiếm đến ¾ giá trị của doanh nghiệp.
2. Xác định mục tiêu: Nhà quản trị cần xác định được mục tiêu hoạt động. Đối với việc xây dựng bản đồ mục tiêu, có bốn mặt trận mà các nhà quản trị cần phải quan tâm đến bao gồm:

• Mục tiêu Tài chính
• Mục tiêu Khách Hàng
• Mục tiêu Quy trình nội bộ
• Mục tiêu Học Tập Phát triển

Đây là một thẻ điểm cân bằng[2] mà doanh nghiệp phải cân được cả bốn mặt trận này, trong đó tất cả phải hướng về mục tiêu tài chính. Vì lý do rằng doanh nghiệp không có lời thì không thể hoạt động được. Tuy nhiên, chỉ số tài chính rất dễ đánh lừa các “nhà doanh nghiệp”, bởi lẽ, chỉ số tài chính là những chỉ số theo sau, còn ba chỉ số còn lại là những chỉ số dẫn đầu, tạo ra kết quả tài chính.

3. Bốn lối đánh tổng quát

Bao gồm: Tấn công - Phòng thủ - Đa dạng hóa - Tầm gửi

Tổ chức thực hiện

Chức năng Tổ chức bao gồm quá trình xác định những nhiệm vụ phải được thực hiện, người thực hiện các nhiệm vụ đó, cách thức phân nhóm các nhiệm vụ, ai sẽ phải báo cáo cho ai, và cấp nào sẽ được ra quyết định.

Điều khiển chỉ huy

Như ta đã biết, mỗi tổ chức bao giờ cũng có yếu tố con người và công việc của nhà quản trị là làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức bằng và thông qua người khác. Đây chính là chức năng lãnh đạo. Khi các quản trị viên khích lệ các nhân viên cấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng đến từng cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựa chọn kênh thông tin hiệu quả nhất hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành vi của nhân viên thì các nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo.

Kiểm tra - Giám Sát

Sau khi các mục tiêu được xác lập, các kế hoạch được hoạch định, cơ cấu tổ chức được xác định và nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và khuyến khích làm việc thì sai sót vẫn có thể xảy ra. Để đảm bảo cho mọi việc đi đúng hướng, nhà quản trị phải giám sát và đánh giá kết quả công việc. Kết quả thực tế phải được so sánh với những mục tiêu đã xác lập trước đó để nhà quản trị có thể đưa ra những hoạt động cần thiết, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đi đúng quỹ đạo. Quá trình giám sát, so sánh, và hiệu chỉnh là nội dung của chức năng kiểm soát.

Điều chỉnh

Thông qua chức năng Kiểm tra - Kiểm Soát nhà quản trị sẽ biết được mục tiêu nào đạt, chưa đạt để điều chỉnh cho hợp lý với sự thay đổi nhằm hoàn thành mục đích tổng thể đã đặt ra của tổ chức.